Профиль должности кандидата как рабочий HR-инструмент

Как известно, успех бизнеса во многом зависит от правильно подобранной команды, а ее эффективность, в свою очередь, определяется профессионализмом сотрудников. Перед рекрутером или HR-менеджером стоит непростая задача: привести в компанию тех, кто максимально точно встроится в текущий проект для выполнения поставленных целей.

Что такое профиль должности

Именно профиль должности является инструментом, помогающим четко описать портрет идеального кандидата на открытую позицию, тем самым синхронизировав представления руководителя будущего сотрудника и рекрутера и обеспечив максимальную точность подбора. В нем подробно описываются требования к сотруднику, обязанности, которые он будет выполнять, и все детали, связанные со спецификой должности (график, схема заработной платы и пр.), что позволяет стандартизировать требования ко всем позициям в компании на текущий момент времени.

Этот документ является основой для составления описания вакансии для последующего размещения на различных ресурсах, а значит, от правильности его заполнения зависит точность и сроки найма кандидата.

Во многих источниках описывается два вида профиля должности: ситуативный (прописывание общих требований к кандидату в условиях дефицита времени) и методический (полная проработка с подробным описанием), но по своему опыту хочу сказать, что я на практике не сталкивалась с первым вариантом. Не то чтобы в моей работе не было срочных вакансий, просто у меня всегда получалось донести до руководителя будущего сотрудника (внутреннего заказчика) необходимость фокуса на этой задаче и составление детального профиля на старте поиска. Один-два дня времени на разработку против нескольких десятков неподходящих кандидатов в воронке, потраченного времени руководителя и потери средств на адаптацию сотрудника, не соответствующего требованиям, и его последующую замену — выбор очевиден.

Зачем нужен профиль должности

Давайте посмотрим, на самом ли деле данный документ является реальным рабочим инструментом или его разработка не более чем бюрократическое требование со стороны вашего руководства. Где же именно используется профиль должности?

• подбор персонала: профиль должности разрабатывается совместно с руководителем (внутренним заказчиком) и является основным документом, на который ориентируется рекрутер в процессе найма;
• адаптация персонала: на основе профиля строится программа адаптации сотрудника, с первых дней позволяя вашему новому коллеге понять, что от него ждут и какие перспективы возможны;
• создание регламентов: нередко именно этот документ является основой для составления должностных инструкций, которых в компании ранее не существовало. В одном из проектов, где не были выстроены HR-процессы, я начинала именно с составления профилей должности, которые в перспективе существенно помогли в создании должностных инструкций и прописывании ряда бизнес-процессов;
• создание системы мотивации: понимая, какой функционал будет выполнять сотрудник и по каким критериям будет оцениваться его работа, можно заняться оцифровкой и формированием системы KPI;
• оценка персонала: профиль должности позволяет построить систему объективной оценки персонала на основании компетенций и результатов деятельности на конкретном рабочем месте;
• обучение и развитие персонала: определение необходимых компетенций, навыков и степень их развития позволяет выстроить индивидуальные планы развития сотрудников и построить карьерные треки, что служит дополнительной мотивацией для команды;
• формирование кадрового резерва: формулировка требований к должности позволяет сформировать кадровый резерв на ту или иную позицию и оперативно закрыть вакансию внутренними кандидатами в случае ее появления.

Профиль должности для той иной позиции может (и должен) меняться с течением времени. Вы не сможете создать этот документ на века. Рынок и компания будут меняться, и вам придется гибко подстраивать данный инструмент под эти изменения.

Что входит в профиль должности

Ниже размещен и доступен для скачивания шаблон профиля должности, который вы можете взять за основу для разработки документа в вашей компании. Остановимся подробнее на данных, которые нужно заполнить.

Скачать шаблон профиля должности

В 1 блоке указывается наименование структурного подразделения и ФИО руководителя подразделения, где будет работать будущий сотрудник. Это не всегда непосредственный руководитель, например, если вы находитесь в поиске куратора, то непосредственным руководителем может быть старший куратор, а руководителем структурного подразделения — руководитель отдела клиентского сервиса, все зависит от организационной структуры компании.

Во 2 блоке необходимо подробно описать вакансию: название должности, количество открытых позиций и далее по списку. Рекрутеру важно знать причину открытия вакансии, например, расширение отдела, так как на собеседовании кандидаты нередко задают этот вопрос. Если вы решили искать замену в связи с низкой эффективностью действующего сотрудника, то нужно уметь объяснить, каких именно результатов он не смог достичь, какие задачи выполнить или каких soft или hard-скиллов ему не хватило. Это позволит кандидату соотнести ваши требования и свои компетенции.

Также в этом блоке прописывается формат работы (офис, гибрид, удаленный), график работы сотрудника с учетом его особенностей (командировки, возможный выход в выходные и праздничные дни и пр.), продолжительность испытательного срока, ФИО и должность непосредственного руководителя, позиции, которые будут находиться в подчинении, если такое предполагается.

В документе необходимо подробно описать должностные обязанности сотрудника, это поможет очертить зоны ответственности будущего коллеги. Нередко при составлении профиля должности руководитель понимает, какой функционал закрепить за данной позицией, а какой перераспределить на другие участки, тем самым оптимизируя работу отдела.

Обязательно четко прописать задачи, стоящие перед сотрудником на период испытательного срока и после. Ряд кандидатов, предпочитающих конкретику, задают этот вопрос на собеседовании — так они понимают уже на старте, насколько компания четко структурирована, адекватна в своих требованиях и готова к приему сотрудника на позицию. Проработка этого пункта при составлении профиля должности в дальнейшем поможет в создании программы адаптации сотрудника и ввода его в должность. Не менее тщательно необходимо прописать задачи сотрудника после успешного прохождения испытательного срока: здесь лучше избегать обтекаемых формулировок, а указать конкретные задачи и проекты, в которых будет задействован сотрудник, исходя из целей и стратегии развития компании.

Важно указать в профиле, возможен ли карьерный рост и какой именно. Для кандидатов, основной мотивацией которых является развитие, это будет важной информацией, позволяющей им сделать выбор в пользу вашего проекта.

В процессе отбора на позицию вы можете использовать дополнительные способы оценки: тестовое задание, практический кейс, онлайн-тестирование с использованием сторонних ресурсов и пр. Если такой этап предполагается в вашей воронке, лучше заранее запросить необходимую информацию у руководителя. Например, на позицию модератора вебинаров, где необходим навык слепого метода печати, мы проверяли скорость набора текста на онлайн-сервисах. Если вы планируете давать кандидатам тестовое задание, без помощи руководителя вы вряд ли обойдетесь: он, как никто другой, знает, какие кейсы можно смоделировать, чтобы проверить реальные знания и навыки кандидата.

Иногда рекрутер или HR-менеджер приходит в компанию, где до него подбором персонала занимались руководители подразделений. В этом случае попросите руководителя при заполнении профиля должности указать ФИО кандидатов, которые уже проходили отбор на данную позицию, это позволит вам избежать повторных касаний.

Нередко внутренние заказчики хорошо ориентируются в своей нише, знают конкурентов и могут подсказать, опыт работы кандидата в каких компаниях для них в приоритете. Равно, как и стоп-список компаний, из которых соискатели вам вряд ли подойдут: по корпоративной культуре, ценностям или используемому софту.

И наконец, финальный вопрос в этом блоке: конкурентное преимущество данной позиции среди аналогичных вакансий на рынке труда. Определите их самостоятельно или совместно с руководителем, эту информацию имеет смысл использовать в описании вакансии и при общении с кандидатом.

Важно! Не путайте формализацию требований и формальность подхода к заполнению. Первое позволяет вам исключить субъективизм руководителя и прописать требования, которые вы будете предъявлять к кандидатам на входе. Второе приведет к заполнению профиля «для галочки», что обнулит ценность данного инструмента.

Блок 3 «Требования к кандидату» включает в себя информацию, с помощью которой вы будете производить отсев неподходящих соискателей на всех этапах отбора. В графе «Опыт работы» должен быть описан требуемый опыт на данной и/или смежной позициях, желательно с акцентами на значимых критериях.

Важно конкретно прописать soft и hard скиллы, при этом не давая руководителю увлечься и превратить данный перечень в бесконечный список.

Если по поводу твердых навыков вопросов бывает немного, то по поводу мягких — наоборот. 99% руководителей укажут ответственность и стрессоустойчивость, но необходимо, чтобы они расшифровали вам, что под этим подразумевают. Казалось бы, это очевидные вещи, но поверьте, разные люди вкладывают в эти понятия не всегда один и тот же смысл. Например, один под ответственностью понимает своевременный выход на работу в 9 утра, а другой руководитель опоздание на пять минут даже не заметит, ему важно, чтобы сотрудник отвечал за свой фронт работы и не перекидывал ответственность на коллег.

Аналогичная ситуация про стрессоустойчивость: это способность не реагировать эмоционально на негатив клиентов или умение эффективно работать в постоянно изменяющихся условиях? Проясните это на берегу, и у вас будет более полное представление о позиции, на которую вы планируете искать сотрудника.

В этом же блоке прописывают всю дополнительную информацию об идеальном кандидате. Всем известно, что по закону мы не можем в вакансии указывать пол или желаемый возраст сотрудника, но в профиль должности, как во внутренний документ, мы можем внести такие детали, они помогут избежать потери ценного времени в перспективе. Опять же будьте гибче, если вам в процессе поиска встретится кандидат, идеально подходящий по всем требованиям, но старше на пять или восемь лет той возрастной вилки, которая указана в профиле, не торопитесь ему отказывать, ваш профессионализм как HR-менеджера в том числе состоит в том, чтобы «продать» такого кандидата внутреннему заказчику. Из каждого правила бывает исключение, и возможно, именно этот соискатель – мечта руководителя.

Будьте аккуратны со специфическими требованиями, такими как: «берем только блондинок», «буду смотреть только Дев по знаку Зодиака» или «кандидат должен иметь две девятки в дате рождения». Возможно, вам смешно, но проектов, где руководители приходят к рекрутерам с такими требованиями на рынке достаточно. Попробуйте донести до внутреннего заказчика, что с такими узкими требованиями поиск сильно затянется и в теории не закончится никогда, не считая того, что, на мой взгляд, это слегка противоречит здравому смыслу.

В заключительном блоке «Мотивация» мы прописываем все, что касается материальной и нематериальной мотивации на данной позиции как на испытательный срок, так и после его окончания. Если позиция предполагает KPI, то руководителю нужно конкретно прописать критерии, размер выплат и пр. Вы, как HR, должны подробно изучить схему оплаты, чтобы быть компетентным в этом вопросе. Вопрос денег крайне важен, и ваша задача максимально точно презентовать систему мотивации кандидату на собеседовании. Если вы совершите ошибку и донесете недостоверную информацию, это может стоить вам дорого: вы, как минимум потеряете кандидата, а еще хуже запятнаете свой HR-бренд.

Как составить профиль должности

Составление профиля должности несложный процесс, важно быть внимательным, даже скрупулезным, не упустить детали и согласовать все нюансы с заказчиком. Изначально информацию предоставляет руководитель будущего сотрудника, но без критической оценки HR-менеджера и обсуждения спорных моментов успех поиска неочевиден. Для наглядности данный процесс можно разбить на этапы:

• запрос необходимых данных у руководителя (внутреннего заказчика). Рекрутер отправляет заранее разработанный в компании шаблон профиля должности и обговаривает сроки заполнения документа. В случае возникновения вопросов детально объясните руководителю непонятные моменты, особенно если он впервые сталкивается с поиском на данную позицию или поиском в принципе. На практике бывают ситуации, когда именно в процессе заполнения профиля должности руководитель начинает четко понимать, кто именно ему нужен, и четко формулирует критерии;
• коммуникация с заказчиком. После получения заполненного документа внимательно ознакомьтесь с ним и подготовьте список уточняющих вопросов, если они возникли. Бывают случаи, когда неопытный рекрутер, получив от топ-менеджера профиль должности, в прямом смысле слова стесняется задавать вопросы и берет в работу недоработанный документ (не все графы заполнены, формальные односложные ответы, слишком большой список критериев, неконкретные требования, непонятные формулировки и пр.). Учитесь коммуницировать с заказчиками любого уровня и статуса, в доработке профиля должности одинаково заинтересованы обе стороны процесса. Согласуйте время встречи и проговорите все непонятные моменты. В дальнейшем руководители будут совершать все меньше ошибок и отдельные нюансы можно будет уточнить в переписке.

Найти подходящего кандидата — задача рекрутера, но ответственность за результат лежит и на внутреннем заказчике. Зона ответственности последнего — как раз первичное заполнение и согласование итогового варианта профиля должности.

• итоговое согласование документа. После внесения корректировок отправьте документ на согласование заказчику, возможно, он захочет внести финальные правки перед стартом поиска.

Ошибки при составлении профиля должности

При создании профиля должности можно совершить ряд ошибок, что приведет совсем не к тому результату, который ожидает от вас заказчик.

Что не следует делать?

• копировать профиль должности у других компаний. Базовая основа данного документа едина, но нюансы решают. Идентичные по названию должности в разных компаниях могут подразумевать абсолютно разных кандидатов на эту позицию, поэтому всегда подходите к составлению профиля должности с учетом особенностей вашего проекта. Вы можете ориентироваться на профиль должности, приведенный в качестве примера в этой статье, но обязательно доработайте его под себя;
• формально заполнять документ. Как я писала выше, каждый пункт профиля должен быть детально проработан, чтобы не возникало вопросов и двоякого толкования. Лучше лишний раз уточнить, чем потратить время на поиск неподходящего кандидата;
• заполнять профиль без руководителя (внутреннего заказчика), полагаясь исключительно на свой опыт. Возможно, у вас получится подобрать идеального сотрудника, но это скорее можно будет считать везением, нежели профессионализмом;
• брать в работу профиль, заполненный заказчиком, без его критического осмысления. Иногда руководитель заполняет документ «на отвяжись», считая этот процесс тратой времени, ведь «и так понятно, кто нам нужен». Будьте настойчивы, донесите до руководителя важность этого на первый взгляд скучного процесса;
• опускать этап финального согласования документа. Это возможно, только если вы с заказчиком работаете бок о бок уже достаточно давно и процедуру согласования проходили неоднократно. Но лучше во избежание недоразумений утвердить итоговую редакцию профиля должности и со спокойной совестью приступить к поиску сотрудника.

Как оценить эффективность документа

На вопрос «насколько правильно составлен документ» Вам помогут ответить следующие цифры:

1. Процент отсева кандидатов в процессе найма, а также в период адаптации и прохождения испытательного срока.
2. Частота возникновения уточняющих вопросов к внутреннему заказчику в процессе подбора.
3. Срок закрытия вакансии.

Грамотно составленный профиль должности не гарантия подбора идеального кандидата, в процессе, возможно, вам придется снижать требования или повышать уровень заработной платы, чтобы закрыть вакансию, но все же он позволяет максимально эффективно вести процесс найма и избежать грубых ошибок.

Пример профиля должности

В качестве примера ниже приведен профиль должности на позицию «HR-менеджер».

Скачать пример профиля должности на позицию «HR-менеджер»

Итак, подведем итог. Как вы уже поняли из статьи, профиль должности выполняет много важных задач и его сто́ит разрабатывать для каждой позиции, на которую вы планируете искать сотрудников. На первый взгляд этот процесс может показаться трудоемким, но поверьте, это многократно окупится в дальнейшем, поэтому запланируйте на это время и не пожалейте сил. С каждым новым документом и взаимодействием с внутренними заказчиками вы будете делать это все быстрее и понимать друг друга все лучше, и рано или поздно наступит момент, когда профили на базовые должности будут созданы и вам останется только вносить небольшие корректировки, учитывая изменяющиеся условия внутри и вне компании.

Воспринимайте профиль должности как часть фундамента, от которого зависит, какую компанию вы сможете построить. Этот базовый инструмент является основой формирования многих HR-процессов, и от правильности его составления зависит успех организации в целом.

Успехов вам!